采购订单和发票有何不同？

发票、收据、采购订单、信用票据、现金收据以及许多其他由商业交易产生的文件可能会让您头痛，特别是如果您是新手进入商业领域。您可能不理解它们的含义，也很难区分它们之间的差异。作为企业所有者，了解它们的内容以及它们在业务交易中的作用至关重要。在本文中，我们将重点介绍您在几乎每笔交易中都需要处理的两个文件，即采购订单和发票。

采购订单，也称为 PO，是买方在想要从卖方购买东西时创建并发送给卖方的第一个正式文件。这个文件显示了卖方将提供的货物或服务。如果卖方接受了采购订单，它将变成一份将卖方和买方约束在一起的合同。

另一方面，发票是卖方用来通知买方付款（另见核算预付账款）到期的一种商业文件。当卖方交付了货物或服务并要求付款时，他会发出这个文件。发票显示了买方对卖方的欠款，因为它显示了卖方向买方提供的货物或服务的未付款项。因此，它是导致卖方和买方之间产生债务-债权关系的文件。在记录公司发生的交易时，柔佛新山的会计服务会计师（另见会计师如何调节账目？）倾向于使用发票作为支持文件，而不是使用采购订单。

采购订单和发票之间最大的区别在于前者仅用于向卖方订购货物。相比之下，卖方将使用后者来授权销售，并作为确认文件。此外，发票显示了销售商品的应付款项。当卖方接受采购订单时，该文件将成为销售合同，而买方接受发票意味着销售已确认。

发出采购订单的一方是买方，并且买方将其发送给卖方。而对于发票，卖方负责准备并向买方发出。两个文件中包含的信息也不同。在采购订单中，买方应该注明他发出采购订单的日期、商品的详细信息、采购订单编号，以及自身和卖方的名称和地址。然后，它还应包括相关的条款和条件以及签发机构的签名。

另一方面，在发票中，卖方需要注明他发出发票的日期、发票号码、相关的采购订单号码、销售商品的数量和与买方达成的价格。此外，如果有任何折扣或税金，卖方也应在发票中包含它们。接下来，卖方需要指明应付的总金额。与采购订单类似，发票包括买方和卖方的姓名和地址。最后，发票需要卖方或授权代理人的签名。